セミナー開催時のキャンセルポリシーの書き方

2018.04.21 (土)

イベントやセミナーを開催するとキャンセルが発生する。どう対応したらいいのだろうか?あらかじめ告知文などにキャンセルになったときどうなるのかを記載しておく必要がある。キャンセルが発生したときのキャンセル料や運用ルールのことをキャンセルポリシーという。本記事ではキャンセルポリシーの書き方についてまとめた。

 

「連絡なしの不参加:受講料100%、3日前〜当日キャンセル:受講料100%、それ以前のキャンセル:受講料返金」セミナーに参加しようとしたときに目にする注意書き。これがキャンセルポリシーだ。見ていくといろいろな書き方がある。自分のセミナーにはどう書いたらいいのだろう?初めてだと悩むところだ。

 

結論から言うと自分がこうあってほしいことを素直に書くことだ。キャンセルについてのポリシーだ。自社としての考え方をしっかり打ち出しておく。それが一番だ。こんなお客さまに来てほしい、逆にこんな人は来てほしくないを明記する。

 

自主セミナーを開催しているといろんなお客さまがいる。弊校では申し込みいただくと事務局よりお礼と詳細ご案内のメールを送る。その際、迷惑メールなどに振り分けられることがあるので到着したら返信してもらえるようお願いしている。

 

メールに対し何の反応もせず当日無断欠席をする人もいる。過去何度も経験しているがこれには閉口する。参加リストと名札を作り、当日の席を決め、グルーピングまでして準備万端にしているときにこうなる。いろいろなことに追われる当日に急遽対応するのは煩雑そのもの。

 

自分がセミナーを主催する立場になったらどれだけそれが大変なことかがわかる。何の音沙汰もなく無断欠席する人はキャンセル料の請求連絡をしてもなしのつぶてのままになる。仮に来てくれたとしてもそういう人は長続きしない。ちなみにこんな人に起業家を志す資格はない。

 

この人どうなの?と思う人と仕事しても良い仕事はできない。そもそもたのしくない。自分が気持ちよくやれる人に精一杯サービスを提供する。仕事はこの人は!と思う人とたのしくやるもの。基本のスタンスだ。

 

もちろん何もないところから書き始めることはできないだろう。同業他社の記載内容をひと通り研究してみることはやっておこう。その中で自分の思っていることに近いものをひな形にする。その上で自分の考えを書き足す。

 

実際に書いてみると、書きすぎてひいてしまうのではないか?でも書かなかったらゆるゆるになって痛い目に遭うのではないか?どこまで書けばいいのだろう?そんな疑問もあるだろう。ホームページにキャンセルポリシーを長々とたくさん書くのは控えたい。

 

自分がお客さまだったらどう思うかを考えてみよう。「こんなに細かいところまで気にしないといけないのならやめよう」そんな心理になってしまう可能性がある。詳細内容は参加申し込みがあった人への案内メールで書くようにしたい。

 

キャンセルが起こったときのダメージはそれなりに大きい。でもセミナーにキャンセルはつきものだ。起こる前提での心構えとどう対応するのかを明確にしておこう。

 
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